ribbon iwa

Cara Membuat Faktur untuk Klien Menggunakan WordPress

Membuat dan mengirim faktur adalah tugas penting namun tidak praktis bagi sebagian besar pekerja lepas dan usaha kecil. Alih-alih membuat faktur secara manual menggunakan template, Anda dapat menghemat banyak waktu dengan menggunakan alat yang tepat. Pada artikel ini, kami akan menunjukkan cara membuat faktur untuk klien yang menggunakan WordPress.

Meskipun ada plugin WordPress untuk faktur, sebaiknya gunakan solusi intuitif yang disebut Freshbooks. Inilah sebabnya mengapa kita akan berbagi dua metode untuk membuat faktur. FreshBooks dan WP-Faktur.

Metode 1: Menggunakan Freshbooks
Alat akuntansi termudah dan paling profesional untuk para freelancer dan profesional adalah Freshbooks. Ini adalah alat akuntansi yang dirancang untuk non-akuntan, dan ini sangat cocok untuk profesional WordPress.

Ada percobaan 30 hari gratis untuk fitur berbayar apa pun, dan mereka bahkan memiliki rencana gratis selamanya.

Mendaftar sangat mudah, dan Anda bahkan tidak perlu memasukkan rincian kartu kredit Anda untuk persidangan. Setelah pendaftaran, Anda akan mendarat di dasbor sederhana yang terlihat seperti ini:


Membuat Faktur Pertama Anda di Freshbooks
Membuat dan mengirim faktur dengan Freshbook sangat mudah. Cukup klik pada tombol New dan pilih Faktur dari menu dropdown.


Jika Anda belum menambahkan alamat bisnis Anda, Freshbooks akan menanyakan alamat bisnis Anda yang akan muncul di faktur Anda.


Wizard faktur juga akan menanyakan tagihan Anda untuk klien Anda? Anda dapat memilih waktu, item, atau keduanya tergantung pada layanan atau produk apa yang Anda berikan kepada klien Anda.


Pada layar berikutnya, Anda perlu memberikan informasi klien. Freshbooks akan menyimpan informasi ini, dan Anda dapat menggunakannya nanti kapan pun Anda perlu mengirim faktur ke klien itu.


Setelah menyimpan rincian klien Anda, Anda dapat menggulir ke bawah untuk memasukkan tugas dan item, tarif, dan jumlah yang harus dibayar. Anda dapat menambahkan beberapa baris untuk setiap item atau tugas beserta catatan tambahan, syarat dan ketentuan.


Setelah puas dengan faktur, Anda dapat menyimpannya sebagai draf, atau mengirimkannya langsung melalui email. Anda juga bisa mengirim faktur melalui surat siput.
Itu sederhana, bukan?

Menambahkan Metode Pembayaran di FreshBooks
Freshbooks memungkinkan Anda menerima pembayaran online dari klien. Ini mendukung PayPal dan Stripe secara default, dan Anda dapat mengaktifkan gateway pembayaran populer lainnya. Jika Anda perlu melakukan setup pembayaran, maka Anda perlu mengklik pada Settings pada menu paling atas dan klik Accept Credit Cards tab.


Aktifkan metode pembayaran yang ingin Anda gunakan dan jawab beberapa pertanyaan sederhana untuk rincian akun Anda. Itu saja, klien Anda sekarang dapat membayar Anda secara online saat mereka menerima faktur dari Anda.

Melacak Waktu dan Biaya dengan FreshBooks
FreshBooks memungkinkan Anda mengelola dan melacak pengeluaran Anda. Cukup klik tab biaya untuk memulai.


Freshbooks dapat mengimpor pengeluaran Anda dari lebih dari 13000 lembaga keuangan. Anda dapat dengan mudah menghubungkannya ke rekening bank dan kartu kredit Anda. Anda juga dapat menambahkan biaya secara manual, dan menyimpan kuitansi dengan hanya mengambil snapshot dari telepon Anda.

Jika Anda bekerja setiap jam, setiap detik pekerjaan Anda harus ditagih ke klien. Freshbooks dilengkapi dengan alat pelacakan waktu built-in. Cukup klik tab Pelacakan Waktu untuk memulai.


Yang perlu Anda lakukan adalah memasukkan rincian proyek dan mencatat jam kerja Anda. Anda juga dapat meluncurkan pelacak waktu dengan mengklik tombol Start Timer.

Metode 2: Menggunakan Plugin WordPress
Cara lain untuk menangani faktur adalah dengan menggunakan plugin WP-Invoice. Dengan cara ini, situs web WordPress Anda menjadi pusat faktur dan pembayaran Anda.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menginstal dan mengaktifkan plugin WP-Invoice. Setelah aktivasi, plugin akan menambahkan item menu 'Faktur' baru di admin WordPress Anda. Anda perlu mengunjungi Faktur »Pengaturan untuk mengkonfigurasi plugin.


Pertama, Anda perlu memasukkan nama bisnis Anda seperti yang Anda inginkan untuk muncul di faktur. Selanjutnya, Anda perlu memilih halaman untuk menampilkan faktur. Sebaiknya buat halaman WordPress baru berjudul Faktur dan pilih halaman itu di sini. Halaman ini akan digunakan untuk menampilkan faktur Anda.

WP-Faktur dilengkapi dengan beberapa pilihan pembayaran (lihat daftar 5 alternatif PayPal kami untuk pekerja lepas untuk mengumpulkan pembayaran di WordPress. Anda harus memilih sistem pembayaran default dari gateway pembayaran Stripe, 2CheckOut, PayPal, Credit Card, atau Interkassa. Anda dapat memilih mengaktifkan atau menonaktifkan gateway pembayaran dan memungkinkan pengguna Anda memilih metode pembayaran pilihan mereka.

Bila Anda memilih metode pembayaran, Anda akan melihat tab baru di bawah pengaturan untuk mengkonfigurasi gateway pembayaran tersebut. Setiap gateway pembayaran memiliki pengaturan berbeda yang perlu dikonfigurasi dengan masuk ke akun Anda di gateway tersebut dan mendapatkan kunci API Anda.


Setelah mengkonfigurasi gateway pembayaran Anda, klik tombol Save All Settings untuk menyimpan perubahan Anda.

Membuat Faktur Baru
Untuk membuat dan mengirim faktur baru ke klien, cukup masuk ke Faktur »Tambahkan Baru. Anda akan diminta memberikan alamat email klien.


Setelah memasukkan alamat email, plugin akan memuat layar Editor Faktur. Anda akan melihat kotak meta yang berbeda di layar edit bersama dengan kotak Title and Post Editor yang sudah dikenal. Tepat di bawah kotak editor posting, Anda akan melihat sebuah metabox untuk menambahkan item yang termasuk dalam faktur ini.


Cukup masukkan barang, jumlah dan harga. Plugin akan menghitung jumlah total dan akan menampilkannya sebagai keseimbangan. Anda bisa klik pada link deskripsi toggle untuk menambahkan deskripsi untuk item dalam daftar. Anda juga bisa mengklik tombol 'Add Discount' untuk mengurangi jumlah potongan berdasarkan persentase atau jumlah yang tetap.

Di bawah kotak item faktur, Anda akan melihat kotak payment gateway. Ini akan menunjukkan pembayaran default Anda dan semua metode pembayaran yang telah Anda aktifkan di situs Anda. 

Anda dapat mengubah pengaturan ini untuk faktur jika Anda mau, atau Anda dapat membiarkannya menggunakan opsi default yang Anda tetapkan di pengaturan plugin.


Di sebelah kanan Anda, Anda akan melihat informasi pengguna metabox. Ini akan menunjukkan alamat email klien. Anda bisa mengisi sisa informasi. Jika Anda tidak memiliki semua informasi, Anda dapat membiarkannya kosong dan klien dapat mengisinya saat melakukan pembayaran.

Dalam menerbitkan metabox, ada opsi untuk menerbitkan faktur ini sebagai kutipan, mengizinkan pembayaran sebagian, atau menjadikannya tagihan berulang. Mengklik link Toggle Advance akan memungkinkan Anda menambahkan tanggal jatuh tempo untuk faktur dan memasukkan informasi pajak.


Setelah menerbitkan faktur, klien Anda akan menerima pemberitahuan email dengan link ke halaman faktur di situs WordPress Anda. Jika klien Anda tidak mendapatkan notifikasi email, maka Anda harus melihat panduan kami tentang cara memperbaiki WordPress yang tidak mengirimkan masalah email. Yang akan melihat faktur, dengan link untuk mencetak versi PDF sebelum melakukan pembayaran. Klien juga dapat mengubah informasi pribadi mereka di halaman.


Melihat Faktur dan Laporan
Semua faktur yang Anda buat dapat diakses dari Faktur »Lihat Semua. Anda dapat menyortir dan memfilter faktur menggunakan menu di sisi kanan.
Untuk mendapatkan pandangan tentang pendapatan dan faktur burung Anda, Anda perlu mengunjungi Faktur »Laporan. Di sana Anda akan dapat melihat grafik dan grafik untuk semua faktur.

Menyetel Faktur, Email, dan Pembayaran Anda dengan Baik
Halaman pengaturan untuk faktur akan berubah setelah Anda menyimpan pengaturan awal Anda. Sekarang jika Anda mengunjungi Faktur »Pengaturan, Anda akan dapat melihat banyak pilihan lain yang dapat Anda konfigurasi. Misalnya, Anda dapat men-tweak template email, membuat beberapa template, menambahkan item baris yang memungkinkan Anda menambahkan item ke faktur dengan cepat. Anda bahkan dapat mengimpor / mengekspor data faktur Anda ke dalam file XML.


Pro dan Kontra dari WP-Faktur dan Freshbooks
Menggunakan WP-Faktur, Anda mendapatkan plugin gratis yang sesuai dengan situs Anda. Anda tidak perlu bergantung pada layanan pihak ketiga untuk mengelola klien dan pembayaran Anda. Anda dapat menyiapkan backup WordPress secara otomatis pada penyimpanan awan untuk memastikan data Anda aman.

Di sisi lain, FreshBooks digunakan oleh ribuan profesional. Data Anda disimpan di atas awan, dan Anda tidak perlu khawatir tentang cadangan atau keamanan. Yang lebih penting bukan hanya perangkat lunak faktur, ini adalah solusi akuntansi penuh untuk non-akuntan. Anda dapat melacak biaya, menghubungkan rekening bank, menerima pembayaran online, dll. Selain itu, setiap hari FreshBooks terhubung ke lebih banyak layanan dan menjadi lebih hebat dan mudah digunakan.

Itu saja, semoga artikel ini membantu Anda membuat faktur untuk klien yang menggunakan WordPress.


SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER

close